Nos dias atuais, toda empresa busca uma gestão integrada entre seus departamentos, colaboradores e operações. A tecnologia e as diversas ferramentas que todos os dias se atualizam nos oferecem integração e ganho de produtividade em nossos negócios de uma maneira cada vez mais assertiva e eficaz.
Toda empresa precisa de integração e informações para a tomada de decisão. No mercado altamente competitivo dos dias de hoje, é necessário observarmos constantemente o que os concorrentes estão fazendo, o que o mercado está propondo e trazendo de novidade e principalmente quais as ações fazem sentido serem absorvidas pela nossa empresa. Cada vez mais é necessário estar à frente para conseguirmos atender com excelência nossos clientes.
Na gestão do nosso negócio, a área financeira e contábil merecem toda atenção e dedicação. São através desses dois departamentos que saberemos os resultados da empresa, o que pode ser melhorado e quais os próximos passos que podem ser dados. E uma gestão integrada entre esses dois setores contribui imensamente para informações mais rápidas, práticas e relevantes. Mas como efetivamente funciona uma gestão integrada entre o financeiro e a contabilidade?
Contabilidade Digital para atender minha Gestão Integrada.
Uma das primeiras questões mais importantes para implantar uma gestão integrada na nossa empresa é entender como é realizada a contabilidade em nossa empresa. O mercado de contabilidade passou e está passando por uma série de mudanças e é necessário entender e identificar se a empresa que presta o serviço de contabilidade está aberta para este tipo de atualização nos serviços. Alguns escritórios de contabilidade ainda atuam de uma forma mais tradicional, recebendo informações para contabilização como extratos bancários em PDF, planilhas em Excel, documentos físicos, aumentando até os gastos como Motoboy, fretes, entre outros. Uma análise mais crítica sobre este assunto e o prestados de serviço ideal é de grande relevância para obter sucesso no processo de uma gestão integrada eficiente.
Além de garantir que o prestador de serviço de contabilidade trabalha de forma digital, é de extrema importância também ter isso muito claro na área financeira, até porque as principais informações para uma contabilidade bem feita são as informações financeiras e isso precisa estar bem alinhado internamente. Se você tem um departamento financeiro interno com processos bem definidos ou se você terceiriza a administração financeira, em ambos os casos é extremamente importante que isso fique muito claro. A gestão integrada precisa responder as principais dúvidas de quem toma decisão. Essa é uma grande virtude de uma empresa com uma gestão integrada implantada: Respostas Rápidas.
Preciso de um Sistema de Gestão para minha empresa?
Um fator de grande importância para atuar com uma gestão integrada entre o financeiro e a contabilidade é o sistema de gestão a ser utilizado. Hoje existem alguns sistemas que contribuem muito para que essa gestão seja efetiva, possibilitando que o financeiro da empresa fique em dia e também que o contador tenha acesso as informações de qualquer lugar. Com isso a informação fica unificada entre empresa e contador e também elimina a necessidade do envio de extratos, PDF’s, documentos, entre outras informações. O sistema acaba funcionando como um arquivo digital onde as informações/documentos relevantes são armazenadas por lá. Podemos destacar o sistema ContaAzul e também a Omie. São essenciais para uma gestão integrada eficiente.
8 Passos para uma Gestão Integrada eficiente entre o Financeiro e a Contabilidade
Processos bem definidos em uma empresa fazem toda diferença para uma empresa que quer adotar uma gestão integrada entre financeiro e a contabilidade. Vamos falar sobre cada etapa e como isso pode ser um grande diferencial da sua empresa para atingir os objetivos e as metas pré estabelecidas. Vamos lá?
1. O Financeiro Agenda os Pagamentos e Recebimentos
É o início de todo o processo. Com um operador bem definido para essa atividade, ele realiza toda a programação financeira de pagamentos e recebimentos de um período específico. Importante tentar minimizar ao máximo o acesso ao Internet Banking. É possível, com a ajuda do sistema de gestão financeira e análise do fluxo de caixa observar as disponibilidades e realizar uma programação efetiva.
2. O usuário Master aprova os pagamentos programados
É este o momento em que as contas serão efetivamente pagas. Quando o responsável pelas aprovações dá esse comando no Internet Banking. Importante ressaltar aqui que este usuário que é quem normalmente tem o poder de decisão dentro do negócio precisa validar e aprovar as informações financeira imputadas no sistema.
3. Conciliação Bancária diária
Gestão Financeira é rotina. Diariamente é necessário realizar a conciliação bancária para “dar baixa” nos pagamentos e recebimentos do dia anterior. Dessa maneira é possível deixar um financeiro em dia, com informações reais e prontas para a tomada de decisão do gestor. Isso não pode ser negligenciado.
4. Relatórios Financeiros
Informações consolidadas e abrangentes de determinados períodos. Isso é o que precisamos analisar constantemente. Com a gestão financeira em dia poderemos ao final de cada competência analisar se as metas e objetivos foram alcançados com relatórios como DRE Gerencial, fluxo de caixa, análise de pagamentos e recebimentos, entre outros.
Após o encerramento do período (Mês), é necessário apurar os impostos a serem pagos pela empresa. Como a contabilidade está integrada ao financeiro e a base das informações é a mesma através de um sistema de gestão, é muito mais simples e fácil fazer a apuração dos impostos, caso tenha alguma informação relevante sobre retenções, conteúdo, entre outros, a contabilidade consegue tirar as dúvidas necessárias muitas vezes sem precisar entrar em contato com o seu cliente.
6. Produção da Folha de Pagamento
A folha de pagamento é altamente relevante em um negócio. Já imaginou a contabilidade produzir e já inserir na programação financeira do seu negócio? Isso é integração! E a contabilidade ainda pode atuar também com a própria gestão financeira da sua empresa. É mais fácil ainda.
7. Escrituração Contábil e Fiscal
Com todas as informações em dia, financeiro, folha, contabilidade, etc. é a hora de escriturar e preparar as peças contábeis como balancete de verificação mensal, DRE, entre outros. Ter um negócio com informações em dia e totalmente regular é um grande diferencial para o futuro dos negócios.
8. Informações para análise e tomada de decisão
O empresário precisa tomar decisões rápidas, diariamente. Porém é preciso analisar também grandes períodos, situações que abrangem grandes períodos e com uma gestão integrada é possível realizar esse tipo de análise.
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